Dick Vijn Logistiek is op zoek naar een administratief medewerk(st)er ter versterking van hun transportafdeling.

Inhoud van de functie:

• Het verwerken van vrachtbrieven, die zowel fysiek als digitaal worden ingeleverd. In principe is de papierenstroom gedigitaliseerd. Het nakijken van de correctheid en leesbaarheid is een groot onderdeel van jouw werkzaamheden. Tevens dienen de vrachtbrieven dagelijks helemaal compleet te zijn, van de voorgaande dag. Zijn ze er niet? Dan neem jij contact op met de transporteurs om dit in orde te maken;
• Dagelijks controleren van correctheid prestaties- en kostenkant in het TMS-systeem. Het is belangrijk dat dit dagelijks in orde is, zodat de financiële administratie altijd tijdig kan factureren;
• Dagelijkse controle of de geregistreerde uren en kilometers- en hiermee hetgeen dat wordt gefactureerd en belast- overeenkomen met hetgeen wat de klant heeft geregistreerd. Dit gaat middels Excel bestanden, enige kennis van Excel is hierom zeker gewenst! Tevens zorg je dat dit dagelijks van de voorgaande dag overeenkomt, zodat de deadline wekelijks keurig wordt behaald;
• Op dinsdag sturen ze de facturatie overzichten naar alle charters, dit is direct te exporteren vanuit hun TMS-systeem. Natuurlijk erg belangrijk dat dit tijdig en helemaal correct wordt verstuurd, zodat de charters dit wekelijks zonder veel moeite aan hun kunnen factureren;
• Naast deze vaste taken, gaat de e-mailbox van de transportplanning altijd door, hierom help jij met het invoeren van orders die per e-mail binnenkomen. Je zet deze in het TMS-systeem, zodat de transportplanners deze kunnen inplannen;
• Het is van belang dat de palletadministratie goed wordt bijgehouden. Dit houd je (dagelijks) bij in het TMS-systeem, zodat zij altijd een accuraat beeld hebben van de standen;
• Op termijn kan je de transportplanning ook helpen met het opnemen van de telefoon en het beantwoorden van simpele vragen. Zo ondersteun je het team nog meer;
• Ondersteuning op gebied van aanvragen verlof, aanvragen chauffeurs, opvragen documenten bij incompleetheid schade bijvoorbeeld, ondersteuning andere afdelingen administratief bij verlof.

Tevens liggen er mooie uitdagingen tot verbeteringen omtrent het automatiseren van gegevensstromen naar hun TMS-systeem. Hier vertellen ze je graag meer over, maar houd je van een leuke uitdaging? Dan hebben ze die zeker voor je!

Denk je ook mee aan hoe ze deze administratieve processen nog beter kunnen inrichten, super. Dick Vijn houdt van collega’s die meedenken, zodat ze continue van elkaar blijven leren!